Wystawcy

Regulamin wystawców Asucon XX-lecie

1. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1.1 Niniejszy regulamin jest integralną częścią umowy, decyzja o uczestnictwie w imprezie równoznaczna jest z zapoznaniem się z nim oraz jego przestrzeganiem.
1.2 Konwent Asucon XX-lecie organizowany przez Śląski Klub Fantastyki z siedzibą w Katowicach przy ulicy A. Górnika 5, numer KRS 0000037374.
1.3 Wystawcą jest każda osoba prywatna lub zarejestrowana instytucja, wyrażająca chęć wystawienia swojego towaru lub promocji własnej, która zgłosiła udział w konwencie za pośrednictwem systemu zgłoszeń.
1.4 Przyjmowanie zgłoszeń wystawców trwa od 08.06.2019 do 09.08.2019 włącznie. Wystawcy którzy wyślą zgłoszenie później niż 30 dni od daty rozpoczęcia imprezy mogą nie znaleźć się w fizycznej kopii informatora.

2. WARUNKI UDZIAŁU
2.1 Warunkiem udziału jest przesłanie drogą mailową (stoiska.asucon@gmail.com)
zgłoszenia które powinno zawierać:
2.1.1 Nazwę stoiska
2.1.2 Imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za stoisko na konwencie
2.1.3 Email kontaktowy
2.1.4 Ilość osób wchodzących w skład Obsługi stoiska na konwencie wraz z imionami i nazwiskami.
2.1.5 Ilość stołów lub wymiary wymaganej powierzchni wystawowej.
2.1.6 Informacje dotyczące stoiska (nazwa, adres www, logo) oraz informacje o sprzedawanym towarze.
2.2 Do zawarcia umowy między wystawcą a organizatorami dochodzi po otrzymaniu potwierdzenia rejestracji stoiska drogą e-mailową.
2.3 Koordynator może odrzucić zgłoszenie bez podania przyczyny.
2.4 Koordynator ma prawo do odstąpienia od wcześniej ustalonego wynajmu stoiska, o czym informuje drogą e-mailową nie później niż 2 tygodnie przed imprezą, wraz z podaniem przyczyny – w wypadku gdy stoisko zostało już opłacone, organizatorzy zwracają wpłaconą sumę bez potrącania jakikolwiek opłat.

3. PŁATNOŚCI
3.1 Opłata za stoisko jest kwotą poniesionych przez organizatorów wydatków związanych z miejscem oraz jego użytkowaniem przez wystawcę.
3.2 Cena jednego stolika wynosi 70zł, w którą wliczona jest jedna darmowa wejściówka na konwent dla wystawcy. Przy zamówieniu 4 stołów doliczana jest kolejna darmowa wejściówka (2 maksymalnie). Przy zamówieniu większej ilości stołów ilość wejściówek ustalana jest indywidualnie.
3.3 Zapłata za stoisko jest płatna przelewem na podane (w e-mailu potwierdzającym przyjęcie stoiska) konto nie później niż tydzień przed imprezą.
3.4 Zniżki za prowadzenie atrakcji, wypożyczenie sprzętu używanego podczas trwania imprez, oraz uznaniowe wynikające z innych wyżej nie wymienionych powodów – ustalane są indywidualnie drogą e-mailową.
3.5 Wystawca może utracić możliwość uczestnictwa w imprezie z chwilą nie uiszczenia wcześniej ustalonej opłaty w wyznaczonym terminie.
3.6 Istnieje możliwość wystawienia rachunku sprzedaży. W tym celu należy wysłać wiadomość e-mail do koordynatora wystawców z danymi firmy/osoby prywatnej, na którą ma być wystawiony rachunek nie później niż 2 tygodnie przed imprezą.

4. ZMIANY/REZYGNACJA Z UCZESTNICTWA
4.1 Zmiany w ustaleniach dotyczących ilości wynajmowanych stołów akceptowane są wyłącznie drogą e-mailową do 18.08.2019. Pozostałe sprawy można uregulować nie później niż 16.08.2019. W przypadku nagłych zmian wynikających z sytuacji losowych, po podanej dacie jest to możliwe jedynie przez kontakt telefoniczny (podany w e-mailu zwrotnym).
4.2 Rezygnacja z wcześniej ustalonego wynajmu może nastąpić nie później niż do 09.08.2019, drogą e-mailową z podanego w formularzu adresu korespondencyjnego. W tym wypadku organizator zobowiązuje się do zwrócenia opłaty (jeśli taka nastąpiła) oraz zastrzega możliwość odliczenia od sumy, kosztów manipulacyjnych – jeśli takie wynikną (np. opłata za przelew).
4.3 Wystawca, który zrezygnuje z wynajmu po 09.08.2019 lub nie pojawi się na terenie konwentu do godziny 12:00 24.08.2019), a uiścił opłatę za wynajem stoiska, nie otrzyma zwrotu opłaty.
4.4 W wypadku odwołania imprezy organizatorzy zwracają wpłacone wcześniej opłaty za stoisko bez odsetek lub innych kosztów.

5. ZAGOSPODAROWANIE I ROZMIESZCZENIE STOISK
5.1 Wymiary jednego stołu to ~130x50cm, w przypadku potrzeby użycia stołów o innych wymiarach lub proporcjach organizator zobowiązuje się do użycia stołu/ów o powierzchni nie mniejszej niż 0,65m 2 .
5.2 Organizatorzy zobowiązują się do przesłania drogą elektroniczną pakietu informacyjnego zawierającego m.in. plan budynku (wraz z oznaczeniami sal), rozmieszczenie stoisk, mapę okolicy, oraz innymi informacjami nie później niż 5 dni przed końcem możliwych zmian pkt 4.1.
5.3 Decyzję o ostatecznym rozmieszczeniu stoisk podejmuje koordynator wystawców.
5.4 Przygotowane miejsce pod stoisko zostanie oddane do dyspozycji wystawcy 23.08.2019 między godziną 20:00 a 23:00 lub pierwszego dnia trwania konwentu (24.08.2019) od godziny 7:00. Procedura ta nie ulega przyspieszeniu w przypadku wcześniejszego przyjazdu.
5.5 Wystawca zobowiązuje się do zebrania towaru oraz uprzątnięcia (usunięcie wszelkich śmieci, itd.) stoiska do godziny 14:00 w niedzielę (25.08.2019).

6. DZIAŁALNOŚĆ WYSTAWCÓW
6.1 Wystawca może handlować na swoim stoisku wyłącznie po dopełnieniu wszelkich formalności zgodnie z właściwymi przepisami i na własną odpowiedzialność. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za towar sprzedawany na stoisku Wystawcy. Treści prezentowane na stoisku Wystawcy nie mogą być sprzeczne z dobrymi obyczajami.
6.2 Na terenie konwentu obowiązuje całkowity zakaz sprzedaży produktów z nieautoryzowanymi grafikami autorskimi (tj. prace, których wystawca nie jest autorem lub nie posiada zgody na ich wykorzystanie od twórcy). Zakaz ten obejmuje zarówno ilustracje autorskie jak również fanarty oraz innych towarów niezgodnych z obowiązującym prawem polskim.
6.2 W przypadku zgłoszenia koordynatorowi informacji o naruszeniu powyższego zakazu, organizatorzy mają prawo udostępnić osobie poszkodowanej dane osoby/stoiska/firmy naruszającej prawo a także poprosić o usunięcie produktów z oferty sprzedaży na czas trwania imprezy.
6.3 Jeżeli dane stoisko/firma odmówi usunięcia wyżej wymienionego towaru, Organizator ma prawo cofnąć zgodę na sprzedaż na terenie konwentu bez zwrotu opłaty.
6.4 Wystawca może organizować na swoim stoisku loterie wyłącznie po dopełnieniu wszelkich formalności zgodnie z właściwymi przepisami. Wystawca może organizować taką loterię wyłącznie na własną odpowiedzialność, a Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jej organizację wobec uczestników konwentu ani właściwych organów.

7. INFORMATOR, REKLAMA, WSPÓŁPRACA
7.1 Wystawca ma obowiązek dostarczyć koordynatorowi potrzebnych materiałów promocyjnych takich jak: baner, logo, adres strony internetowej, opis sprzedawanego towaru – nie później niż do 2 tygodnie przed imprezą. W innym przypadku organizator nie uwzględni informacji o stoisku w materiałach promocyjnych lub uwzględni tylko tekst informacyjny.
7.2 Organizatorzy udostępniają możliwość reklamy stoiska poprzez umieszczenie logo reklamowego na stronie internetowej imprezy oraz wyszczególnienie w informatorze.
7.3 Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za braki i błędy w reklamie wynikające z omyłek w druku – poważniejsze niedopatrzenia będą sprostowywane na stronie internetowej.

8.BEZPIECZEŃSTWO
8.1 Obsługa stoiska ma obowiązek legitymowania się identyfikatorem wystawcy oraz nosić go w widocznym miejscu podczas przebywania na terenie konwentu.
8.2 Wystawca bez zgody organizatora nie ma prawa wpuścić na teren obiektu osoby bez opłaconej wejściówki.
8.3 Organizatorzy zapewniają ochronę obiektu.
8.4 Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za kradzieże, włamania do miejsc składowych, szkody wyrządzone z winy wystawcy, braki w dostawie prądu/wody i inne sytuacje niezależne od organizatorów.
8.5 Organizatorzy nie odpowiadają za ubezpieczenie wystawców jak i wystawianych przez nich towarów.
8.6 Zabrania się wnoszenia jak i sprzedaży przedmiotów zagrażających bezpieczeństwu uczestników imprezy.

9. REKLAMACJA I ROSZCZENIA
9.1 Wszelkie reklamacje i roszczenia przyjmowane są drogą e-mailową na adres stoiska.asucon@gmail.com do 3 dni po zakończeniu imprezy. Po upłynięciu podanego terminu wnioski nie będą uwzględniane.
9.2 Koordynator odpowie drogą mailową w terminie do 7 dni od przesłania reklamacji i/lub roszczenia.
9.3 Niezgodności z umową oraz inne problemy powinny być na bieżąco zgłaszane koordynatorowi podczas trwania imprezy jak i przed w celu ich rozwiązania.

10. INFORMACJE DODATKOWE
10.1 Przez cały czas trwania imprezy wystawca może korzystać z pomocy obsługi konwentu.
10.2 Organizatorzy zapewniają wystawcom osobną salę do spania oraz oddzielne miejsce na przechowywanie swoich rzeczy (zamykane na klucz).
10.3 Wolontariusze Asuconu nie pomagają wystawcom przy rozstawianiu stoisk, o ile odrębna umowa wyraźnie nie określa zasad takiej pomocy.

11. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
11.1 Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania regulaminu ogólnego konwentu, jak i innych regulaminów obowiązujących na terenie obiektu. W wypadku nieprzestrzegania w. w. wystawca zostanie pociągnięty do odpowiedzialności prawnej jak i finansowej za wszelkie wynikłe z tego szkody.
11.2 Sprawy nie objęte regulaminem rozpatrywane są przez koordynatora wystawców. W razie wątpliwości pytania prosimy kierować do koordynatora wystawców na adres: stoiska.asucon@gmail.com